Beleid onkosten en geschenken bestuurders

In het kader van de maatschappelijke verantwoording en transparantie is voor bestuurders beleid 
opgesteld ten aanzien:

• het declareren van onkosten
• het ontvangen van geschenken en uitnodigingen

Een aantal aspecten van het integriteitsbeleid en het tegengaan van mogelijke belangenverstrengeling vindt zijn grondslag in de statuten van Stichting Pantein en het Reglement Raad van Bestuur. Inzake de uitbetalingen van onkosten aan bestuurders volgt Pantein de aanbevelingen uit de Governancecode Zorg 2022: “6.5.4. De raad van toezicht stelt een beleid op voor de vergoeding van onkosten van de raad van bestuur en het aannemen van geschenken en uitnodigingen door de raad van bestuur. Dit beleid wordt openbaar* gemaakt en de raad van toezicht ziet toe op de naleving ervan. Jaarlijks wordt openbaar verantwoord welke bedragen op grond hiervan zijn uitgegeven, gespecificeerd naar vaste en andere onkostenvergoedingen, binnenlandse en buitenlandse reiskosten, opleidingskosten, representatiekosten en overige kosten.”

*Als regel zal dat via de website van de zorgorganisatie gaan

Jaarlijks worden declaraties die zijn uitbetaald aan de bestuurders (leden Raad van Bestuur Stichting Pantein) openbaar gemaakt op de website van Pantein. De code is een vorm van zelfregulering en geen wettelijke verplichting. Het zelfregulerende karakter van de code vraagt van de overheid dat zij zorgorganisaties voldoende ruimte biedt om op eigen en adequate wijze invulling te geven aan de realisatie van hun maatschappelijke doelstelling.

Raad van Toezicht vervult de rol van werkgever en bepaalt de beloning en de regeling van de overige arbeidsvoorwaarden van bestuurders (statuten artikel 5.7). In de statuten is opgenomen dat het een bestuurder niet is toegestaan om zonder toestemming van de Raad van Toezicht een betaalde of onbetaalde nevenfunctie te aanvaarden als deze strijdig kan zijn met de belangen van de Stichting ende daarmee verbonden instellingen (statuten artikel 5.9) In de arbeidsovereenkomst (artikel 5) is een paragraaf opgenomen dat onkosten, die verband houden met het uitoefenen van de functie met bewijsstukken kunnen worden gedeclareerd. Het gaat hierbij om het indienen van een declaratie in hetzelfde systeem als die voor medewerkers met daarbij de achterliggende bonnen/facturen die door voorzitter van de Raad van Toezicht zijn getekend. Hieronder staat beschreven hoe de accordering verloopt en onder welke noemer declaraties mogen worden geboekt.

Elke declaratie en achterliggende bon/factuur wordt achteraf door de voorzitter Raad van Toezicht gecontroleerd en geaccordeerd met paraaf en vervolgens door Pantein verwerkt. Voor de declaraties van opleidingen en buitenlandse reiskosten geldt dat de accordering achteraf van de declaratie en/of factuur tevens geldt als bewijs dat de Raad van Toezicht vooraf toestemming heeft gegeven.

Voor het declareren en het publiceren hanteren we de NVZ indeling: 

1. Vaste onkostenvergoedingen 
2. Andere onkostenvergoedingen 
3. Binnenlandse reiskosten 
4. Buitenlandse reiskosten
5. Opleidingskosten
6. Representatiekosten
7. Overige kosten

Hieronder volgt Panteinbeleid voor de verschillende kostensoorten (volgens de NVZ indeling):

1. Vaste onkostenvergoedingen 
   Pantein kent geen vaste onkostenvergoedingen.
   
   
2. Andere onkostenvergoedingen 
   Pantein kent geen andere onkostenvergoedingen. 
   
   
3. Binnenlandse reiskosten 
   Een bestuurder heeft de beschikking over een lease auto voor zakelijke ritten. Voor het gebruik van de lease auto gelden de fiscale spelregels van de belastingdienst. 
   Indien de lease auto uitvalt en de privé auto wordt gebruikt voor zakelijke kilometers geldt in dat geval de door de belastingdienst jaarlijks vastgestelde onbelaste kilometervergoeding.
   
   In Nederland kan een hotelovernachting plaatsvinden wegens late werktijden en de reisafstand. De hotelovernachtingen worden geboekt via het bestuurssecretariaat. Indien een hotelovernachting valt binnen een pakket (bijeenkomst met overnachting) zal dit ter accordering aan de Raad van Toezicht worden voorgelegd. Het gaat hierbij om scholing, netwerk en themabijeenkomsten. Eten en drinken voor de bestuurder onderweg naar een zakelijke bijeenkomst kunnen ook gedeclareerd worden. De richtlijn hiervoor is € 30,- voor een lunch en €60, voor een diner. Overschrijdingen worden bij indienen declaratie toegelicht. Parkeerkosten worden gedeclareerd via de credit card. Pantein verstrekt een bestuurder een creditcard om kosten die gemaakt worden voor de uitoefening van de functie direct te betalen. 
   
   
4. Buitenlandse reiskosten 
   Gezien de omvang van de kosten voor reis en verblijf in het buitenland zal dit met motivering ter accordering aan de RvT worden voorgelegd.
   De meerkosten van een eventuele meereizende partner komen voor rekening van de bestuurder 
   in privé.
   
   
5. Opleidingskosten 
   Er worden eisen gesteld aan de kennis en deskundigheid van een bestuurder. 
   Het is een lid Raad van Bestuur toegestaan om in het kader van deskundigheidsbevordering voor de uitoefening van de functie kosten te maken. In het Reglement Raad van Bestuur is opgenomen dat de Raad van Bestuur er zelf voor verantwoordelijk is dat er in de Raad van Bestuur voldoende deskundigheden, vaardigheden en vereiste persoonlijke competenties aanwezig zijn (“onverlet de verantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht in deze”.) Voor een adequate functievervulling in het belang van de organisatie draagt elke Bestuurder er zorg voor dat zijn kennis, vaardigheden en overige competenties voldoende zijn en blijven. Een bestuurder laat zich, onder andere via een gecertificeerd accreditatietraject toetsen.
   
   De opleidingskosten worden met motivatie aan de voorzitter Raad van Toezicht voorgelegd. De opleiding dient aantoonbaar gerelateerd te zijn aan de functie en georganiseerd door een erkende instantie, opleidingsbureau of (branche)organisatie. Na akkoord van de voorzitter van de Raad van Toezicht kan de aanmelding worden gedaan. 
   
   
6. Representatiekosten 
   Pantein kent geen vergoeding voor representatiekosten toe (kleding, kapper e.d.).
   
   
7. Overige kosten 
   Pantein verstrekt een bestuurder een creditcard om kosten die gemaakt worden voor de uitoefening van de functie direct te kunnen betalen in plaats van eerst privé voor te schieten. Naast de bovengenoemde kosten voor parkeren of een lunch/diner onderweg kan dat ook voor een attentie zijn in het kader van een afscheid, jubileum of stakeholdersoverleg.

Indien er op kosten van Pantein sprake is van een zakelijke lunch/diner met meerdere personen zal dit bij voorkeur door het bestuurssecretariaat worden geregeld en de factuur naar Pantein gestuurd. Dat geldt ook voor bijeenkomsten die door Pantein worden georganiseerd met kosten voor zaalhuur, eten/drinken en eventueel sprekers.

Geschenken en uitnodigingen (van welke aard dan ook) mogen op geen enkele wijze invloed hebben op de onafhankelijkheid, integriteit of besluitvormingsproces van een bestuurder. Indien de bestuurder vermoedt dat de attentie of uitnodiging bedoeld is om wel invloed te (kunnen) hebben op de objectiviteit of onafhankelijkheid van de ontvanger, dan zal deze door de bestuurder worden geweigerd.

Kleine attenties

Bestuurders ontvangen soms kleine attenties als gebaar van waardering en dankbaarheid voor hun inzet en bijdrage (bijvoorbeeld na afloop van een presentatie). Onder een kleine attentie wordt verstaan een geschenk van kleine waarde die symbolisch bedoeld is, en geen invloed heeft op de objectiviteit of onafhankelijkheid van de ontvanger. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: bloemen, fles wijn, chocolaatjes of een boek. Het staat de ontvanger vrij om de attentie te houden, op kantoor neer te zetten of uit te delen. 
Indien een geschenk is opgestuurd naar kantoor of afgegeven en geopend door het secretariaat, zal dit geschenk aan de organisatie worden verstrekt, niet aan de bestuurder.

Cadeaubonnen en uitnodigingen

Indien een bestuurder een cadeaubon krijgt, zal deze aan de Pantein organisatie worden verstrekt. Bestuurders ontvangen uitnodigingen voor een diner, bijeenkomst of evenement. Na weging in de Raad van Bestuur inzake het (beoogde) doel en de objectiviteit kan de bestuurder besluiten de uitnodiging aan te nemen.

Vergoeding inzet

Een organisatie kan een bestuurder willen compenseren voor diens inzet en voorbereidingen als spreker, dagvoorzitter of lid van een discussiepanel. Financiële vergoedingen worden betaald aan de organisatie en niet rechtstreeks aan de bestuurder. Voor compensatie in de vorm van een cadeaubon: 
zie boven.